Post by abumottalib36 on Nov 11, 2024 23:04:37 GMT -5
平均的な企業が紙の記録を保管するのに年間どれくらいの費用がかかるかご存知ですか? 詳しく見てみましょう。
平均すると、企業はストレージ ボックス 1 つにつき月額 50 ～ 95 セントを支払っています。
ほとんどの収納ボックスには、およそ 5,000 枚の紙を収納できます。
米国の典型的なオフィスワーカーは、毎年約 10,000 枚の紙を使用すると推定されており、つまり雇用主は毎年従業員 1 人あたり少なくとも 2 つの保管ボックスを購入する計画を立てる必要があります。
表面的には、1 箱あたり 50 セントは大したことないように思えるかもしれま ホーム せんが、時間が 経つにつれてすぐに大きな金額になります。会社が成長し続けると、記録の保管ニーズも高まります。
業務記録や従業員記録のハードコピーを保管および整理することは、ロジスティクスと予算の両面で大きな課題となります。より効率的でコスト効率の高い記録保管オプションをお探しの企業は、Go Find It が提供するデジタル ストレージ ソリューションへの切り替えを検討してください。デジタル化によって文書の保管と検索を改善する方法を学びまし
デジタル文書の保存と検索とは何ですか?
デジタル ドキュメントの保存にはいくつかの異なる形態がありますが、一般的には、物理的なドキュメントをスキャンして安全なデータベースにアップロードするプロセスが含まれます。このようなデータベースに保存されたドキュメントは、許可されたユーザーまたは特定の組織のメンバーが簡単に取得できます。
Go Find It を使用すると、アップロードされたドキュメントは、各企業の特定のニーズに応じて、クラウドまたはオンプレミスの「データ ウェアハウス」に保存できます。ユーザーは、クラウド ストレージとオンサイト データ ストレージ オプションの両方にアクセスできるハイブリッド ストレージ ソリューションに投資することもできます。
デジタル文書保存の3つのメリット
デジタル ドキュメント ストレージに切り替えると、生産性が向上し、さまざまな方法で全体的な向上が期待できます。デジタル ドキュメント ストレージ システムに切り替えることで得られる主なメリットをいくつか詳しく見てみましょう。
1. コスト効率
すでに述べたように、オフサイトの物理的な文書保管には高額な費用がかかります。企業の文書のバックログは時間とともに増え続けるため、文書保管に関連するコストも増えます。保管施設に新しいボックスが追加されるたびに、企業の請求書に新しい項目が追加されます。
Go Find It のようなデジタル ストレージ ソリューションは、会社の文書を保管するのに予測可能で予算に優しいソリューションです。記録保存プロセスを合理化することで、個々の文書を手動で保管および取得する際に通常発生する人件費を大幅に削減することもできます。
2. データセキュリティ
企業や従業員の文書には、特別な注意を払って取り扱う必要がある機密情報が含まれていることがよくあります。この情報を物理的な保管施設に保管すると、データ セキュリティ上のさまざまなリスクが生じる可能性があります。
オフサイトの施設に保管されている文書は、時間の経過とともに劣化したり、侵入、洪水、火災、その他の自然災害などの事故によって危険にさらされたりする可能性があります。デジタル文書保管に切り替えると、従来の物理的な文書保管によって生じる潜在的なリスクの一部を防ぐことができます。
少なくとも、企業の経営者は、物理的な保管施設が侵害された場合にこれらの文書に含まれるデータが完全に失われないように、物理的な文書をデジタル ファイルとしてバックアップすることを望むかもしれません。
Go Find It のデジタル ドキュメント ストレージ ソリューションは、機密データのセキュリティを優先するように設計されており、HIPAA や SEC などの主要な規制や業界の要件に準拠しています。
3. 生産性の向上
オフサイトの文書保管施設には、何千もの文書が保管されていることがよくあります。そのため、これらの文書を物理的に保管、輸送、および取得するには多大な労力が必要であり、そのプロセスは著しく非効率的で時間がかかります。
特定の文書を探すために何百、あるいは何千もの保管箱を調べることは、時間や人件費などのリソースを大量に浪費する可能性があり、文書の検索要求は提出後にかなりの遅延時間を伴うことがよくあります。
文書をデジタルで保存すると、文書へのアクセスが容易になり、会社の記録の整理や検索に必要な時間と労力が大幅に削減されます。デジタル文書の保存は、離れた場所からでも必要な文書に簡単にアクセスできるため、リモートおよびハイブリッド従業員をサポートする効果的な手段でもあります。